Vergütungsvereinbarung in Textform: Was Kanzleien beachten müssen

Die Vergütungsvereinbarung ist der Teil des Mandats, an dem Honorar und Haftung entschieden werden. Sie muss als solche erkennbar sein, darf nicht in der Vollmacht verschwinden und muss den Mandanten darüber aufklären, dass im Kostenerstattungsfall regelmäßig nur die gesetzliche Vergütung erstattet wird. Die Reform des Vergütungsrechts hat diesen Rahmen verschoben, ohne die Form selbst anzutasten.

Textform ist nicht Schriftform

§ 3a Absatz 1 Satz 1 RVG verlangt Textform. Was das heißt, steht in § 126b BGB: eine lesbare Erklärung, in der die Person des Erklärenden genannt ist, auf einem dauerhaften Datenträger — also einem Medium, das sie dem Empfänger während eines angemessenen Zeitraums zugänglich und unverändert wiedergibt.

E-Mail, PDF, Fax oder ein eingescannter Bogen genügen; eine eigenhändige Unterschrift ist nicht erforderlich. Die mündliche Abrede am Telefon genügt nicht, solange der Mandant keine lesbare, ihm zugeordnete Fassung erhält. Ein Dokument ohne Namen, Kanzleibezug und Datum erfüllt die Textform nicht, auch wenn es fristgerecht zugeht.

Drei Anforderungen an das Dokument

§ 3a Absatz 1 Satz 2 RVG stellt drei Anforderungen auf, die nichts mit der Übermittlung zu tun haben, sondern mit dem Dokument selbst:

• Sie muss als Vergütungsvereinbarung oder in vergleichbarer Weise bezeichnet werden; „Honorarvereinbarung“ genügt, ein neutraler „Mandatsvertrag“ nicht.
• Sie muss von anderen Vereinbarungen mit Ausnahme der Auftragserteilung deutlich abgesetzt sein, also ein eigener Abschnitt oder ein eigenes Dokument.
• Sie darf nicht in der Vollmacht enthalten sein; Prozessvollmacht und Vergütungsabrede sind getrennt zu halten.

Der dritte Punkt wird in digitalen Antragsstrecken am häufigsten verletzt: Vollmacht und Honorar werden in einem Formular zusammen abgefragt, weil es bequem ist. Das Gesetz zieht hier eine harte Grenze. Wie sich beides trennen lässt, beschreibt der Beitrag zur digitalen Vollmacht.

Der Hinweis, den die Vereinbarung enthalten muss

§ 3a Absatz 1 Satz 3 RVG verlangt einen Hinweis darauf, dass die gegnerische Partei, ein Verfahrensbeteiligter oder die Staatskasse im Fall der Kostenerstattung regelmäßig nicht mehr als die gesetzliche Vergütung erstatten muss. Der Satz sagt dem Mandanten, dass er die Differenz selbst trägt.

Der Hinweis gehört in die Vereinbarung selbst, nicht ins Begleitschreiben und nicht in die Datenschutzerklärung. Wer ihn einmal in die Vorlage aufnimmt, hat das Risiko dauerhaft erledigt.

Ausnahme: Beratungsgebühren nach § 34 RVG

Für Gebührenvereinbarungen über Beratung, Gutachten und Mediation nimmt § 3a Absatz 1 RVG Form- und Bezeichnungserfordernisse aus. Sobald die Vereinbarung auch eine Vertretung erfasst, greifen sie wieder.

Was die Reform vom 1. Oktober 2021 geändert hat

Das Gesetz zur Förderung verbrauchergerechter Angebote im Rechtsdienstleistungsmarkt vom 10. August 2021 (BGBl. I S. 3415) ist zum 1. Oktober 2021 in Kraft getreten. Es hat das Erfolgshonorar neu geordnet und die Pflichtangaben erweitert. § 3a Absatz 1 RVG blieb unverändert: Textform, Bezeichnung, Absetzung und Hinweis galten schon vorher. Die Unterschrift war für Vergütungsvereinbarungen bereits vor 2021 entbehrlich.

Verschoben hat sich der Rahmen. § 3a Absatz 2 RVG erlaubt es, die Festsetzung dem Vorstand der Rechtsanwaltskammer nach billigem Ermessen zu überlassen; ist sie dem Ermessen eines Vertragsteils überlassen, gilt die gesetzliche Vergütung als vereinbart. Absatz 3 regelt die Herabsetzung unangemessen hoher Vergütungen.

Erfolgshonorar: vier Pflichtangaben

§ 4a Absatz 1 RVG lässt ein Erfolgshonorar nur zu, wenn sich der Auftrag auf eine Geldforderung von höchstens 2 000 Euro bezieht, wenn eine Inkassodienstleistung außergerichtlich oder in einem der in § 79 Absatz 2 Satz 2 Nummer 4 ZPO genannten Verfahren erbracht wird, oder wenn der Auftraggeber bei verständiger Betrachtung ohne die Vereinbarung von der Rechtsverfolgung abgehalten würde. Soll im Misserfolgsfall keine oder eine geringere als die gesetzliche Vergütung gezahlt werden, verlangt Absatz 2 im Erfolgsfall einen angemessenen Zuschlag auf die gesetzliche Vergütung.

§ 4a Absatz 3 RVG verlangt für die Vereinbarung vier Angaben:

1. welche Vergütung bei Eintritt welcher Bedingungen verdient sein soll,
2. ob und gegebenenfalls welchen Einfluss die Vereinbarung auf Gerichtskosten, Verwaltungskosten und zu erstattende Kosten anderer Beteiligter hat,
3. die wesentlichen Gründe, die für die Bemessung des Erfolgshonorars bestimmend sind,
4. im Fall des § 4a Absatz 1 Satz 1 Nummer 3 die voraussichtliche gesetzliche und die erfolgsunabhängige Vergütung, zu der der Rechtsanwalt bereit wäre.

Wenn die Vereinbarung fehlt oder fehlerhaft ist

Nach § 4b RVG kann der Rechtsanwalt aus einer Vergütungsvereinbarung, die nicht den Anforderungen des § 3a Absatz 1 Satz 1 und 2 oder des § 4a Absatz 1 und 3 Nummer 1 und 4 entspricht, keine höhere als die gesetzliche Vergütung fordern. Was ohne Rechtsgrund gezahlt wurde, kann nach Bereicherungsrecht zurückgefordert werden.

Fehlt eine Vereinbarung ganz, bleibt es bei der gesetzlichen Vergütung. Das ist der teuerste Fehler, weil er erst am Ende des Mandats auffällt: Der Aufwand ist entstanden, der Stundensatz steht nur nicht im Vertrag.

Auch eine wirksame Vereinbarung schützt nicht vor der Angemessenheitsprüfung. Ist die Vergütung unter Berücksichtigung aller Umstände unangemessen hoch, kann sie nach § 3a Absatz 3 RVG im Rechtsstreit auf den angemessenen Betrag bis zur Höhe der gesetzlichen Vergütung herabgesetzt werden. Vorher hat das Gericht ein Gutachten des Kammervorstands einzuholen, das kostenlos zu erstatten ist.

Was das für den digitalen Mandatsprozess bedeutet

In einer digitalen Mandatsannahme fallen drei Dinge zusammen, die das Gesetz getrennt haben will: Vollmacht, Vergütungsabrede und der Nachweis, dass der Mandant beides zur Kenntnis genommen hat.

• Die Vergütungsvereinbarung ist ein eigenes Dokument mit eigener Überschrift, kein Absatz im Vollmachtstext.
• Der Hinweis zur Kostenerstattung steht im Text der Vereinbarung, nicht im Anschreiben.
• Der Mandant erhält eine Fassung, die bei ihm bleibt: PDF per E-Mail, Download am Ende des Ablaufs oder ein gespeichertes Dokument im Mandantenkonto.
• Die Ablage sichert den Zugriff über die Aufbewahrungsfristen hinweg.

Wie ein Mandat per Link und QR-Code aufgesetzt wird, ohne Vollmacht und Honorar zu vermischen, steht unter Mandat per Link und QR-Code; der Ablauf für Kanzleien insgesamt unter digitales Mandat für Kanzleien.

Die Berechnung ist ein eigener Schritt; § 10 Absatz 1 RVG verlangt auch für sie Textform. Für die Vereinbarung gilt: Wer die drei Formpunkte und den Hinweis einmal in die Vorlage einbaut, muss sie im Einzelfall nicht mehr prüfen. Weitere Beiträge finden Sie im Blog.