Akteneinsicht und Herausgabe: Was Mandanten verlangen können

Wenn Mandanten nach „ihrer Akte“ verlangen, sind meist zwei Dinge gemeint: die Handakte der Kanzlei und die Gerichtsakte. Für beide gelten eigene Grundlagen, und beide führen zu unterschiedlichen Antworten auf die Frage, was herausgegeben werden muss, in welcher Form und was zurückbehalten werden darf. Der Beitrag ordnet die Ansprüche entlang der gesetzlichen Regelungen.

Zwei Akten, zwei Anspruchsgrundlagen

Die Handakte führt die Kanzlei; § 50 Abs. 1 BRAO verlangt, durch das Führen von Handakten ein geordnetes und zutreffendes Bild über die Bearbeitung der Aufträge geben zu können. Die Gerichtsakte führt das Gericht; die Einsicht richtet sich nach § 299 ZPO. Danach können die Parteien die Akten einsehen und sich durch die Geschäftsstelle Ausfertigungen, Auszüge und Abschriften erteilen lassen. Dritten kann der Vorstand des Gerichts die Einsicht ohne Einwilligung der Parteien nur gestatten, wenn ein rechtliches Interesse glaubhaft gemacht wird.

Bei elektronisch geführten Akten gewährt die Geschäftsstelle Einsicht durch Bereitstellung zum Abruf oder Übermittlung auf einem sicheren Übermittlungsweg; Einsicht in den Diensträumen ist auf besonderen Antrag vorgesehen. Ein Ausdruck oder Datenträger wird nur auf besonders begründeten Antrag übermittelt, wenn ein berechtigtes Interesse dargelegt ist. Absatz 4 verlangt technische und organisatorische Maßnahmen gegen Kenntnisnahme durch Dritte. Entwürfe zu Urteilen und Beschlüssen werden nach Absatz 5 nicht mitgeteilt.

Für die Kanzlei ist die Trennung bedeutsam: Ein an sie gerichtetes Verlangen ist nach § 50 BRAO zu beurteilen. § 299 ZPO regelt allein den Zugang zu gerichtlichen Akten und verpflichtet die Kanzlei nicht.

Was § 50 BRAO zur Herausgabe regelt

§ 50 Abs. 2 Satz 1 BRAO bestimmt: Dokumente, die der Rechtsanwalt aus Anlass seiner beruflichen Tätigkeit von dem Auftraggeber oder für ihn erhalten hat, hat er seinem Auftraggeber auf Verlangen herauszugeben. Drei Merkmale sind zu prüfen:

• Dokument: erfasst sind körperliche Stücke ebenso wie Dateien, denn Absatz 4 erstreckt die Absätze 1 bis 3 auf den Fall, dass sich der Rechtsanwalt zur Führung von Handakten oder zur Verwahrung von Dokumenten der elektronischen Datenverarbeitung bedient.
• Aus Anlass der beruflichen Tätigkeit: der Zusammenhang mit dem konkreten Mandat muss bestehen.
• Vom Auftraggeber oder für ihn erhalten: Unterlagen, die der Mandant der Kanzlei überlässt, und Stücke, die Dritte für ihn an die Kanzlei übersenden – etwa Gegenseite, Gericht, Behörden oder Sachverständige.

Das Verlangen ist an keine Form gebunden und muss nicht begründet werden. Die Kanzlei sollte es dennoch schriftlich aufnehmen, den Umfang bestimmen und in angemessener Frist antworten; eine Frist nennt § 50 BRAO nicht.

Was nicht herausgegeben werden muss

Absatz 2 Satz 4 nimmt zwei Gruppen ausdrücklich aus: die Korrespondenz zwischen dem Rechtsanwalt und seinem Auftraggeber sowie Dokumente, die der Auftraggeber bereits in Urschrift oder Abschrift erhalten hat. Wer dem Mandanten einen Schriftsatz übersandt hat, muss ihn also nicht erneut als Dokument herausgeben; die Korrespondenz über das Mandat bleibt bei der Kanzlei.

Aus dem Wortlaut „erhalten“ folgt außerdem, dass eigene Arbeitsergebnisse der Kanzlei nicht erfasst sind: Vermerke, interne Notizen und Schriftsatzentwürfe, soweit sie dem Mandanten nicht zugegangen sind. Die Handakte nach § 50 BRAO ist damit nicht deckungsgleich mit dem, was herauszugeben ist – der häufigste Anlass für Missverständnisse.

Original oder Kopie

§ 50 Abs. 2 Satz 1 verpflichtet zur Herausgabe der Dokumente, also der Stücke, die die Kanzlei innehat. Ein gesetzlicher Anspruch auf eine vollständige Kopie der gesamten Handakte lässt sich daraus nicht ableiten; bereits in Abschrift erhaltene Dokumente sind nach Satz 4 sogar ausdrücklich ausgenommen.

§ 667 BGB ergänzt diesen Befund für den Geschäftsbesorgungsvertrag: Der Beauftragte ist verpflichtet, dem Auftraggeber alles herauszugeben, was er zur Ausführung des Auftrags erhält und was er aus der Geschäftsbesorgung erlangt. Auch diese Norm begründet eine Herausgabe- und keine Vervielfältigungspflicht. In der Praxis sind Kopien und Ausdrucke deshalb regelmäßig Gegenstand der Mandatsvereinbarung und nicht des Gesetzes.

Für die Übergabe empfiehlt sich ein Empfangsbekenntnis: welche Stücke, in welcher Form, an welchem Tag. Bei Dateien sollte der Übergabeweg festgelegt werden.

Zurückbehaltungsrecht bei offenen Gebühren

Nach § 50 Abs. 3 Satz 1 BRAO kann der Rechtsanwalt die Herausgabe der Dokumente nach Absatz 2 Satz 1 so lange verweigern, bis er wegen der ihm vom Auftraggeber geschuldeten Gebühren und Auslagen befriedigt ist. Satz 2 setzt eine Grenze: Das Zurückbehalten ist ausgeschlossen, soweit es nach den Umständen unangemessen wäre.

Das Recht bezieht sich nur auf die Herausgabepflicht nach Absatz 2 Satz 1 und erweitert den Kreis der herauszugebenden Dokumente nicht. Die Angemessenheitsprüfung ist zu dokumentieren, besonders wenn der Mandant die Unterlagen zur Wahrung eigener Rechte zeitnah benötigt.

Kosten: was die Vorschriften regeln und was nicht

Weder § 50 BRAO noch § 667 BGB regeln, ob und in welcher Höhe die Kanzlei für die Herausgabe oder für Kopien ein Entgelt verlangen kann. § 299 ZPO regelt Form und Verfahren der Akteneinsicht bei Gericht, nicht deren Kosten. Beträge lassen sich aus diesen Normen nicht ableiten; die Kostenfrage gehört in die Mandatsvereinbarung.

Elektronische Handakte und digitale Mandatsführung

Absatz 4 stellt klar, dass die Absätze 1 bis 3 entsprechend gelten, wenn die Kanzlei Handakten oder Dokumente elektronisch führt oder verwahrt. E-Mails, Scans und PDF-Dateien sind damit Dokumente im Sinne des Absatzes 2, und die Herausgabe kann durch Überlassung der Dateien erfolgen. Eine geordnete Ablage erleichtert die Beantwortung, weil der Bestand zügig bestimmbar ist.

Wer die Mandatsaufnahme digital aufsetzt, dokumentiert von Beginn an, welche Unterlagen vom Mandanten stammen und welche die Kanzlei erstellt hat – genau die Unterscheidung, auf die es bei § 50 Abs. 2 ankommt. Mehr dazu unter digitales Mandat für Kanzleien und Was ist ein digitales Mandat.

Ablauf für die Bearbeitung eines Verlangens

1. Verlangen schriftlich bestätigen und Eingang dokumentieren, auch wenn keine Form vorgeschrieben ist.
2. Bestand bestimmen: Welche Dokumente liegen vor, welche wurden vom Mandanten oder für ihn erlangt?
3. Ausnahmen prüfen: Korrespondenz mit dem Mandanten, bereits in Urschrift oder Abschrift überlassene Stücke, eigene Arbeitsergebnisse.
4. Zurückbehaltungsrecht nach Absatz 3 prüfen und die Angemessenheit bewerten, bevor Sie es geltend machen.
5. Form der Übergabe festlegen und den Vorgang mit Empfangsbekenntnis abschließen.
6. Verbleibenden Bestand intern dokumentieren.

Ein kurzes Antwortschreiben, das Umfang, Ausnahmen und Form benennt, vermeidet die meisten Rückfragen. Weitere Beiträge zur Mandatsaufnahme finden Sie im Blog; die digitale Abbildung der Aufnahme können Sie hier testen.