Handakte und Aufbewahrung: Wie lange Kanzleien Akten behalten

Nach dem Mandatsende stellt sich dieselbe Frage: Wie lange bleibt die Akte im Regal oder im System? Die Antwort steht nicht an einer einzigen Stelle. Für die berufsrechtliche Handakte gilt § 50 BRAO mit sechs Jahren. Daneben stehen steuerrechtliche Fristen von sechs, acht und zehn Jahren, die jedoch den eigenen Geschäftsbetrieb der Kanzlei betreffen und nicht die Mandantenakte als solche. Wer beide Regelwerke trennt, vermeidet die zwei typischen Fehler: zu früh vernichten und zu lange aufbewahren.

Zwei Regelwerke mit unterschiedlichem Zweck

Das Berufsrecht fragt, ob der Rechtsanwalt die Bearbeitung seiner Aufträge nachvollziehbar dokumentiert. Das Steuerrecht fragt, ob die Buchführung der Kanzlei prüfbar bleibt. Deshalb sind es zwei verschiedene Fristen. Entscheidend ist der Vorbehalt in § 50 Abs. 5 BRAO: Regelungen zu Aufbewahrungs- und Herausgabepflichten in anderen Vorschriften bleiben unberührt. Es sind also keine Alternativen, sondern zwei Pflichten, die nebeneinander bestehen können.

Die Handakte: sechs Jahre nach § 50 BRAO

§ 50 Abs. 1 BRAO verpflichtet den Rechtsanwalt, durch das Führen von Handakten ein geordnetes und zutreffendes Bild über die Bearbeitung seiner Aufträge geben zu können. Absatz 1 Satz 2 nennt die Dauer, Satz 3 den Beginn.

„Er hat die Handakten für die Dauer von sechs Jahren aufzubewahren. Die Frist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Auftrag beendet wurde.“ (§ 50 Abs. 1 Satz 2 und 3 BRAO)

Die Vorschrift beschreibt den Inhalt der Handakte nicht mit einer Liste, sondern funktional. Aufzubewahren ist, was erforderlich ist, um die Bearbeitung des Auftrags nachzuvollziehen: Korrespondenz, Schriftsätze, Vermerke, Vollmachten und die Unterlagen, auf die die Bearbeitung gestützt wurde. § 50 Abs. 4 BRAO stellt klar, dass die Absätze 1 bis 3 entsprechend gelten, wenn sich der Rechtsanwalt zum Führen von Handakten der elektronischen Datenverarbeitung bedient. Die Frist ist damit medienneutral – sie wird nicht kürzer, weil die Akte digital geführt wird.

Eine Besonderheit betrifft die Fristlänge nur mittelbar: Dokumente, die der Rechtsanwalt aus Anlass seiner beruflichen Tätigkeit vom Auftraggeber oder für ihn erhalten hat, sind ihm auf Verlangen herauszugeben (§ 50 Abs. 2 Satz 1 BRAO). Nur solange kein solches Verlangen vorliegt, sind sie für die Dauer der Frist des Absatzes 1 aufzubewahren. Mit der Herausgabe endet die Aufbewahrungspflicht für diese Dokumente; die Frist für die übrige Handakte läuft weiter.

Der Fristbeginn: Kalenderjahr, nicht Mandatsdatum

Die Frist beginnt nicht am Tag der Beendigung des Auftrags, sondern mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem er beendet wurde. Endet ein Auftrag im März 2026, beginnt die Frist am 31. Dezember 2026 und endet mit Ablauf des 31. Dezember 2032. Zwischen Mandatsende und Fristende liegen damit fast immer mehr als sechs Jahre.

Maßgeblich ist die Beendigung des konkreten Auftrags. Solange er läuft, setzt nichts die Frist in Gang; erst sein Ende startet sie, dann einheitlich für die gesamte Akte.

Steuerrecht: zehn, acht und sechs Jahre

§ 147 Abs. 3 Satz 1 AO staffelt die Aufbewahrungsfristen nach der Art der Unterlage; § 257 Abs. 4 Satz 1 HGB enthält für Kaufleute dieselbe Staffelung. Für eine Kanzlei sind drei Gruppen zu unterscheiden:

• Zehn Jahre: Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen.
• Acht Jahre: Buchungsbelege.
• Sechs Jahre: empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe, Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe und sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.

Auch hier beginnt die Frist mit dem Schluss des Kalenderjahres, nach § 147 Abs. 4 AO designigen, in dem die letzte Eintragung gemacht oder der Buchungsbeleg entstanden ist – derselbe Mechanismus wie bei § 50 BRAO, nur mit anderem Anknüpfungspunkt. Nach § 147 Abs. 3 Satz 2 AO lassen kürzere außersteuerliche Fristen die steuerliche Frist unberührt; nach Satz 5 läuft sie nicht ab, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch läuft. Diese beträgt nach § 169 Abs. 2 AO grundsätzlich vier Jahre, fünf Jahre bei leichtfertiger Steuerverkürzung und zehn Jahre bei Steuerhinterziehung.

Wo die Fristen zusammentreffen

§ 50 BRAO gilt für die Akte zum Mandat, § 147 AO und § 257 HGB für die Unterlagen, in denen die Kanzlei ihre eigene Tätigkeit und ihre Einnahmen dokumentiert: Ausgangsrechnungen, Buchungsbelege, Geschäftsbriefe, Jahresabschlüsse. Überschneidungen bleiben möglich. Ein Schreiben an den Mandanten ist Teil der Handakte und kann zugleich ein Geschäftsbrief sein; eine Rechnung ist Buchungsbeleg und, soweit sie zur Nachvollziehbarkeit des Auftrags gehört, auch Teil der Handakte. In solchen Fällen ist die längere Frist maßgeblich, weil § 50 Abs. 5 BRAO die steuerlichen Pflichten stehen lässt.

Die belastbare Faustregel lautet deshalb nicht „sechs Jahre, weil BRAO“, sondern: Sechs Jahre sind die Untergrenze für die Handakte, und einzelne Bestandteile bleiben länger. Wer eine Akte nach sechs Jahren vollständig vernichtet, ohne die steuerliche Seite geprüft zu haben, arbeitet riskant.

Fünf Punkte für die Aktenführung

1. Fristbeginn aus der Auftragsbeendigung ableiten und auf das Jahresende datieren, nicht auf den Tag der Beendigung.
2. Mandantenakte und eigene Buchungsunterlagen getrennt bewerten – sie folgen unterschiedlichen Fristen.
3. Herausgabeverlangen des Mandanten schriftlich festhalten und die Erledigung dokumentieren.
4. Aufforderungen zur Empfangnahme mit Zugangsnachweis versehen, sonst greift die sechsmonatige Ausnahme nicht.
5. Vor jeder Vernichtung prüfen, ob eine andere Vorschrift nach § 50 Abs. 5 BRAO eine längere Aufbewahrung verlangt.

Wer diese Punkte in die Aktenordnung aufnimmt, entscheidet nicht bei jeder Akte neu. Weitere Beiträge zur Rubrik Kanzleiorganisation finden Sie im Blog; wie ein sauber dokumentierter Mandatsabschluss aussieht, zeigt das digitale Mandat für Kanzleien.

Kurz zusammengefasst

Die Handakte ist nach § 50 Abs. 1 BRAO sechs Jahre aufzubewahren, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Auftrag beendet wurde – auch bei elektronischer Aktenführung. Daneben stehen die steuerlichen Fristen des § 147 AO und des § 257 HGB von zehn, acht und sechs Jahren für die Unterlagen des eigenen Geschäftsbetriebs. Bei Überschneidung gilt die längere Frist. Die sechs Jahre sind ein Mindestmaß, keine Obergrenze.