Welche Angaben Kanzleien bei der GwG-Identifizierung erheben müssen

Die Identifizierung des Mandanten ist der Punkt, an dem die geldwäscherechtliche Prüfung in der Kanzlei beginnt. Sie besteht aus zwei Schritten: Zuerst sind die Angaben nach § 11 Abs. 4 und 5 GwG zu erheben, dann sind sie nach § 12 GwG zu überprüfen. Beide Schritte sind Pflicht, und beide betreffen nicht nur den Mandanten. Wer allein den Personalausweis kopiert, lässt in der Regel einen Schritt und mindestens eine Person außer Betracht.

Wen die Pflicht trifft

Verpflichtete nach § 2 Abs. 1 Nr. 10 GwG sind Rechtsanwälte nicht für jedes Mandat, sondern nur, soweit sie an bestimmten Geschäften mitwirken: Kauf und Verkauf von Immobilien oder Gewerbebetrieben, Verwaltung von Geld, Wertpapieren oder sonstigen Vermögenswerten, Eröffnung oder Verwaltung von Konten, Beschaffung von Gesellschaftsmitteln, Gründung und Verwaltung von Gesellschaften oder Treuhandstrukturen. Hinzu treten Finanz- und Immobilientransaktionen im Namen des Mandanten, Beratung zu Kapitalstruktur, industrieller Strategie, Zusammenschlüssen und Übernahmen sowie geschäftsmäßige Hilfeleistung in Steuersachen. Ob ein Mandat in diesen Katalog fällt, ist die erste Frage des Onboardings, nicht die letzte.

Ist die Kanzlei Verpflichtete, gilt die Identifizierungspflicht unbedingt. Der risikobasierte Ansatz nach § 3a Abs. 1 GwG erlaubt nach den Auslegungshinweisen der Bundesrechtsanwaltskammer keine Abstriche beim Ob und Wie der Identifizierung, sondern nur beim Umfang der übrigen Sorgfaltspflichten.

Drei Personenkreise, nicht einer

§ 10 Abs. 1 Nr. 1 und 2 GwG unterscheidet drei Personen: den Vertragspartner, die für ihn auftretende Person und den wirtschaftlich Berechtigten. Tritt für den Mandanten eine andere Person auf, etwa ein organschaftlicher Vertreter oder ein Angehöriger, ist auch diese zu identifizieren; bei einem Mandanten, der keine natürliche Person ist, ist das stets der Fall. Zu prüfen ist außerdem, ob die auftretende Person zur Vertretung berechtigt ist (§ 10 Abs. 1 Nr. 1 GwG).

Natürliche Personen: fünf Angaben

Bei einer natürlichen Person sind nach § 11 Abs. 4 Nr. 1 GwG folgende Angaben zu erheben:

• Vorname und Nachname
• Geburtsort
• Geburtsdatum
• Staatsangehörigkeit
• eine Wohnanschrift, bei fehlendem Wohnsitz mit rechtmäßigem Aufenthalt in der Europäischen Union die postalische Anschrift, unter der die Person erreichbar ist

Auf die Wohnanschrift ist gesondert zu achten, weil der Reisepass sie nicht enthält. Wer nur den Pass vorlegt, muss die Anschrift zusätzlich erheben.

Juristische Personen und Personengesellschaften

Bei einer juristischen Person oder Personengesellschaft sind nach § 11 Abs. 4 Nr. 2 GwG zu erheben:

• Firma, Name oder Bezeichnung
• Rechtsform
• Registernummer, falls vorhanden
• Anschrift des Sitzes oder der Hauptniederlassung
• die Namen der Mitglieder des Vertretungsorgans oder der gesetzlichen Vertreter

Ist ein Mitglied des Vertretungsorgans oder der gesetzliche Vertreter selbst eine juristische Person, sind von dieser die Angaben nach den Buchstaben a bis d zu erheben (§ 11 Abs. 4 Nr. 2 lit. e GwG). Bei einer Gesellschaft bürgerlichen Rechts sind die Namen der Gesellschafter aufzunehmen; umfasst sie mehr als fünf Gesellschafter, genügt nach den Auslegungshinweisen der Bundesrechtsanwaltskammer die Feststellung von fünf Namen.

Der wirtschaftlich Berechtigte

Der Umfang ist geringer, aber nicht beliebig. Zumindest Vor- und Nachname sind zu erheben, weitere Identifizierungsmerkmale nur, soweit dies angesichts des Einzelfalls angemessen ist; Geburtsdatum, Geburtsort und Anschrift dürfen unabhängig vom Risiko erhoben werden (§ 11 Abs. 5 GwG). Entscheidend ist der Weg: Die Angaben sind beim Mandanten oder der für ihn auftretenden Person zu erheben; ein Auszug aus dem Transparenzregister genügt dafür nicht. Der Mandant muss zudem offenlegen, ob er für einen wirtschaftlich Berechtigten handelt, und dessen Identität nachweisen (§ 11 Abs. 6 GwG).

Der zweite Schritt: die Überprüfung

Erhobene Angaben müssen belegt werden, nicht nur notiert. Bei natürlichen Personen geschieht das anhand eines gültigen amtlichen Ausweises mit Lichtbild oder anhand eines elektronischen Identitätsnachweises, einer qualifizierten elektronischen Signatur oder eines notifizierten Identifizierungssystems (§ 12 Abs. 1 GwG). Das Dokument ist nach § 13 Abs. 1 Nr. 1 GwG vor Ort zu prüfen; eine Kopie genügt nach den Auslegungshinweisen der Bundesrechtsanwaltskammer nicht. Gleichwertige Verfahren lässt § 13 Abs. 1 Nr. 2 GwG zu, etwa eine Videoschaltung mit hohen Sicherheitsstandards. Bei juristischen Personen und Personengesellschaften erfolgt die Überprüfung anhand eines Registerauszugs, von Gründungsdokumenten oder einer dokumentierten Einsichtnahme in die Registerdaten (§ 12 Abs. 2 GwG).

Zeitpunkt und Wiederholung

Die Identifizierung ist vor Begründung der Geschäftsbeziehung abzuschließen, also vor Abschluss der Mandatsvereinbarung (§ 11 Abs. 1 S. 1 GwG). Nur wenn es erforderlich ist, um den normalen Geschäftsablauf nicht zu unterbrechen, und wenn ein geringes Risiko besteht, darf sie während der Begründung unverzüglich abgeschlossen werden (§ 11 Abs. 1 S. 2 GwG). Wurde die Person bereits früher identifiziert und sind die Angaben aufgezeichnet, darf von einer erneuten Identifizierung abgesehen werden; bei Zweifeln ist sie zu wiederholen (§ 11 Abs. 3 GwG).

Was aufgezeichnet werden muss

Aufzuzeichnen sind die erhobenen Angaben und eingeholten Informationen (§ 8 Abs. 1 S. 1 Nr. 1 lit. a GwG). Bei einer Prüfung anhand eines Ausweises gehören Art, Nummer und ausstellende Behörde dazu; Kopien oder digitalisierte Fassungen dürfen angefertigt werden und gelten als Aufzeichnung (§ 8 Abs. 2 GwG). Aufzubewahren sind die Unterlagen fünf Jahre; spätestens nach zehn Jahren sind sie zu vernichten. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Geschäftsbeziehung endet (§ 8 Abs. 4 GwG).

Wenn Angaben fehlen

Der Mandant hat die erforderlichen Informationen und Unterlagen zur Verfügung zu stellen und Änderungen unverzüglich anzuzeigen (§ 11 Abs. 6 GwG). Kann der Verpflichtete die Sorgfaltspflichten nach § 10 Abs. 1 Nr. 1 bis 4 GwG nicht erfüllen, darf er die Geschäftsbeziehung nicht begründen oder fortsetzen; eine bestehende ist zu beenden (§ 10 Abs. 9 S. 1 und 2 GwG). Für Rechtsanwälte gilt eine Ausnahme: Sollen Tätigkeiten der Rechtsberatung oder Prozessvertretung erbracht werden, greift das Verbot nicht, es sei denn, der Rechtsanwalt weiß, dass die Beratung bewusst für Zwecke der Geldwäsche genutzt wurde oder wird (§ 10 Abs. 9 S. 3 GwG). Die Pflicht zur Identifizierung bleibt davon unberührt.

Für die Praxis folgt daraus ein Erfassungsbogen, der die drei Personenkreise trennt und je Person genau die Felder vorsieht, die das Gesetz nennt. Wie sich dieser Ablauf in einem digitalen Mandatsprozess abbilden lässt, beschreibt GwG-Onboarding für Kanzleien; die Reihenfolge der Schritte fasst das digitale Mandat für Kanzleien zusammen.